Mục tiêu công việc:

Đảm bảo hoạt động vận hành tại các dự án được tổ chức đồng bộ, hiệu quả, theo đúng tiêu chuẩn dịch vụ, quy định pháp luật và định hướng phát triển thương hiệu công ty và mang đến sự hài lòng cho khách hàng.

A. Nhiệm vụ & Trách nhiệm chính:
1. Công tác tổ chức và vận hành hệ thống:

• Xây dựng, chuẩn hóa các quy trình, quy định, hướng dẫn công việc cho hoạt động quản lý vận hành tại các dự án.
• Giám sát việc thực hiện quy trình tại các Ban Quản lý (BQL) nhằm đảm bảo thống nhất chất lượng dịch vụ giữa các dự án.
• Tổ chức kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất công tác vận hành (bộ phận hành chính – lễ tân) tại các dự án, đánh giá hiệu quả và đưa ra các khuyến nghị, kế hoạch cải tiến.
• Tư vấn phương thức hoạt động, giải pháp, công tác quản lý tòa nhà, dịch vụ và quản lý chất lượng dịch vụ cho quản lý trực tiếp (Giám đốc/P GĐ. DV. QLBĐS).
• Tổ chức họp giao ban định kỳ tại các dự án để chấn chỉnh dịch vụ, giải quyết vướng mắc tại ban quản lý.
• Cập thật và theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh và quản lý vận hành tại các dự án để báo cáo kịp thời cho quản lý trực tiếp (Giám đốc/P GĐ. DV. QLBĐS).
• Chủ trì phối hợp với các phòng ban có liên quan tổ chức các sự kiện định kỳ hằng năm tại các dự án.

2. Quản lý đội ngũ và phát triển nguồn nhân lực:

• Thiết lập mô hình tổ chức nhân sự tại từng Ban Quản lý theo quy mô và đặc điểm từng dự án.
• Trực tiếp tham gia phỏng vấn, tuyển chọn các vị trí nhân sự BQL.
• Lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho CBNV: quy trình dịch vụ, kỹ năng chăm sóc cư dân, pháp lý nhà chung cư, phòng cháy chữa cháy (PCCC), ...
• Đánh giá hiệu quả công việc và đề xuất khen thưởng, kỷ luật, điều chuyển nhân sự phù hợp.

3. Chăm sóc khách hàng và xử lý phản ánh:

• Phối hợp với Trưởng Ban Quản lý để giải quyết các tình huống, khiếu nại của cư dân một cách nhanh chóng, đúng quy định, đảm bảo uy tín công ty.
• Tổng hợp, phân tích dữ liệu phản ánh của cư dân từ các dự án để nhận diện các vấn đề hệ thống, đưa ra giải pháp phòng ngừa.
• Triển khai các chương trình nâng cao trải nghiệm cư dân.
• Phối hợp tổ chức các hoạt động cộng đồng, hiệu quả và tiết kiệm.

4. Quản lý tài chính – ngân sách vận hành:

• Kiểm soát ngân sách vận hành của các dự án.
• Theo dõi Thu phí dịch vụ / tỷ lệ thu. Chi phí vận hành thực tế với kế hoạch. Ghi chú các khoản bất thường (nếu có).
• Kiểm tra, phê duyệt các kế hoạch thu – chi vận hành hàng tháng/quý/năm của các BQL.
• Giám sát việc sử dụng ngân sách đảm bảo minh bạch, tiết kiệm, hiệu quả.
• Duyệt các đề xuất mua sắm, chi phí hoạt động của các Ban Quản lý.
• Lập báo cáo định kỳ gửi Giám đốc Khối / Tổng Giám đốc về tình hình vận hành, chất lượng dịch vụ, các vấn đề tồn đọng và đề xuất cải tiến.
• Định kỳ báo cáo tình hình tài chính vận hành lên cấp trên và phối hợp với các phòng ban để kiểm soát rủi ro.
• Phối hợp cùng phòng kế toán, HCNS (chi phí nhân sự) cân đối thu chi QLVH để làm việc với kiểm toán.

5. Công tác phối hợp nội bộ và đối ngoại:

• Là đầu mối làm việc với các phòng ban nội bộ (KD tiếp thị, Dự án, Kế toán, Pháp lý, DVKH, HCNS, ...) để hỗ trợ hoạt động vận hành tại các dự án.
• Phối hợp với Ban Quản trị trong việc triển khai các kế hoạch liên quan đến cư dân, an ninh – an toàn, bảo trì, bảo dưỡng tài sản chung, sự kiện thường niên, ….
• Phối hợp với cơ quan ban ngành đến công tác, kiểm tra, …

6. Giám sát và kiểm soát rủi ro vận hành:

• Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ về an toàn kỹ thuật, hệ thống điện nước, vệ sinh, môi trường, an ninh, PCCC, …
• Tổ chức diễn tập PCCC, các phương án khẩn cấp (ngập, cháy nổ, tai nạn thang máy, …) theo kế hoạch năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan chức năng.
• Thành lập tổ kiểm tra và tham gia xuyên suốt với vai trò tổ trưởng, định kỳ tổ chức kiểm tra:
• Hạ tầng kỹ thuật – an toàn PCCC;
• Công tác vệ sinh, an ninh;
• Tác phong, hiệu suất làm việc của nhân sự;
• Chăm sóc cư dân, giải quyết khiếu nại;
• Hồ sơ quản lý vận hành (sổ sách, nhật ký kỹ thuật, hợp đồng dịch vụ, …)
• Tình hình tài chính: thu – chi – tồn quỹ;
• Biển bảng, nội quy, không gian công cộng, tiện ích.

7. Kiểm tra, giám sát chất lượng dịch vụ tại các chung cư, đánh giá chất lượng dịch vụ và đề xuất thay đổi đơn vị dịch vụ, …:

• Chịu trách nhiệm chính việc giám sát, kiểm tra chất lượng dịch vụ tất cả dự án QLVH
• Tham mưu phương thức hoạt động, giải pháp quản lý dịch vụ tại dự án hiệu quả, chất lượng.

B. Yêu cầu công việc

1. Trình độ học vấn:

Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Quản trị, Xây dựng, Kỹ thuật, Quản lý Bất động sản, Kinh tế hoặc các ngành liên quan.

1. Kinh nghiệm:

Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý vận hành bất động sản, trong đó ít nhất 2 năm ở vị trí quản lý cấp phó phòng trở lên. Có kinh nghiệm vận hành các chung cư cao cấp, dự án có quy mô từ 500 căn hộ trở lên là lợi thế.

1. Kỹ năng và năng lực:

• Am hiểu các quy định pháp luật liên quan đến quản lý nhà chung cư, tiêu chuẩn vận hành dịch vụ, an toàn kỹ thuật.
• Kỹ năng lãnh đạo, quản lý đội nhóm, giao tiếp – đàm phán, xử lý xung đột tốt và chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp.
• Kỹ năng lập kế hoạch, phân tích, tổng hợp, quản lý ngân sách.
• Tư duy hệ thống, tinh thần trách nhiệm, định hướng dịch vụ khách hàng.

1. Yêu cầu khác:

Bắt buộc đã tham gia đào tạo và được cấp chứng chỉ “Quản lý vận hành nhà chung cư” theo quy định của Bộ Xây dựng.