1. Quản lý vận hành hệ thống kỹ thuật
• Nắm rõ danh mục quản lý các hệ thống kỹ thuật, quy trình vận hành hệ thống kỹ thuật, cơ sở hạ tầng xây dựng trong toà nhà;
• Giám sát vận hành hệ thống M&E (điện, nước, thông gió, điều hòa, thang máy, máy phát điện, …) nhằm đảm bảo hoạt động liên tục, hiệu quả, tiết kiệm;
• Kiểm tra định kỳ nhật ký vận hành, theo dõi công suất, điều chỉnh tham số để đảm bảo hiệu quả vận hành;
• Phản ứng và xử lý kịp thời các sự cố kỹ thuật, đưa ra giải pháp khắc phục;
• Đảm bảo tuân thủ các quy định an toàn kỹ thuật trong vận hành;
• Hướng dẫn và cùng với nhân viên kỹ thuật khắc phục các sự cố kỹ thuật thông thường trong tòa nhà kịp thời và báo cáo kết quả thực hiện lên Trưởng ban quản lý;
• Các sự cố khó, đột xuất vượt khả năng xử lý phải liên lạc với quản lý kỹ thuật cấp phòng để xin ý kiến và thống nhất hướng xử lý trước khi thực hiện.
Mục đích công việc
Đảm bảo toàn bộ các hệ thống kỹ thuật và hạ tầng của tòa nhà được vận hành an toàn, liên tục và hiệu quả, thông qua hoạt động giám sát, xử lý sự cố kịp thời và tuân thủ quy trình vận hành, nhằm tối ưu chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ cho cư dân.
2. Bảo trì – Sửa chữa – Quản lý Nhà thầu
• Lập kế hoạch bảo trì định kỳ hàng năm (theo khuyến nghị nhà sản xuất/đơn vị bảo hành, bảo trì hoặc quy định quản lý tòa nhà) trình Trưởng BQL xem xét và phê duyệt trước khi trình BQT;
• Liên hệ với các đơn vị cung ứng để thương thảo chi phí, nhận báo giá các hạng mục cần sửa chữa/thay thế (khi có yêu cầu)
• Giám sát, nghiệm thu công việc của nhà thầu bảo trì (sửa chữa, kiểm định), đảm bảo chất lượng theo hợp đồng;
• Đánh giá chất lượng nhà thầu, đưa ra đề xuất lựa chọn hoặc thay thế nhà thầu kỹ thuật khi cần;
• Theo dõi hợp đồng, đảm bảo hợp đồng với nhà thầu được thực hiện đúng nội dung, an toàn, sạch sẽ, tuân thủ quy định;
• Phối hợp các đơn vị thi công hệ thống kỹ thuật tại chung cư/KCH thực hiện kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ và có biện pháp khắc phục kịp thời;
• Quản lý, giám sát trong suốt thời gian các nhà thầu đến chung cư/KCH để bảo trì, sửa chữa theo lịch định kỳ hoặc các sự cố đột xuất. Bảo đảm an toàn lao động, PCCC, vệ sinh môi trường;
• Đề xuất và đưa ra ý kiến với Trưởng BQL để công việc được hoàn thành một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất;
• Tư vấn chọn các nhà thầu bảo trì chuyên môn một số hệ thống kỹ thuật (nếu có).
Mục đích công việc
Đảm bảo hệ thống kỹ thuật của tòa nhà luôn trong tình trạng hoạt động tốt thông qua công tác bảo trì, sửa chữa đúng kế hoạch và quản lý hiệu quả các nhà thầu, từ đó duy trì chất lượng dịch vụ và an toàn vận hành cho cư dân.
3. Quản lý Nhân sự Kỹ thuật
• Phân công ca trực cho nhân viên kỹ thuật để đảm bảo vận hành 24/7, theo dõi hiệu suất làm việc;
• Theo dõi tiến độ, giám sát hiệu quả công việc, tổng hợp báo cáo công việc của từng thành viên trong bộ phận kỹ thuật;
• Đào tạo nhân viên kỹ thuật: quy trình vận hành hệ thống, an toàn lao động, xử lý sự cố, …;
• Xây dựng văn hóa trong bộ phận kỹ thuật, vui vẻ, hòa đồng, hỗ trợ nhau;
• Thực hiện phân công nhiệm vụ cho các vị trí ca trưởng và giám sát hiệu quả công việc của các ca trưởng;
• Giám sát nhân viên trong các vấn đề về chấp hành kỹ luật, giờ giấc làm việc, nghỉ phép, nghỉ ốm, …;
• Thực hiện đánh giá hiệu quả công việc, khen thưởng hoặc xử lý kỷ luật khi cần;
• Hỗ trợ tuyển dụng nhân viên kỹ thuật, phỏng vấn, đánh giá năng lực.
Mục đích công việc:
• Đảm bảo nhân sự được phân công công việc phù hợp, hiệu quả để tối ưu các nguồn lực, đồng thời được hỗ trợ kịp thời để hoàn thành tốt nhất công việc được giao;
• Đảm bảo nâng cao kỹ năng chuyên môn cho từng nhân viên trong Tổ kỹ thuật. Thúc đẩy tinh thần và thái độ các thành viên trong bộ phận kỹ thuật luôn vui vẻ, hòa đồng.
4. An toàn – Phòng Cháy Chữa Cháy (PCCC)
• Thực hiện các quy định về an toàn và phòng cháy chữa cháy tại chung cư/KCH theo quy định;
• Lập kế hoạch, giám sát và tham gia diễn tập PCCC định kỳ;
• Chủ trì lập kế hoạch huấn luyện PCCC, CNCH và xử lý tình huống khẩn cấp định kỳ cho cư dân, đơn vị dịch vụ, nhân viên kỹ thuật trong tòa nhà;
• Phối hợp với Trưởng Ban Quản trị và cơ quan PCCC để tổ chức tập huấn, diễn tập cháy nổ theo quy định;
• Giám sát, theo dõi việc kiểm tra định kỳ các thiết bị PCCC (bình chữa cháy, hệ thống báo cháy, vòi chữa cháy, …) và kiểm định đúng hạn;
• Theo dõi kiểm định thiết bị PCCC (bình chữa cháy, hệ thống báo cháy, hệ thống chữa cháy, …);
• Duy trì hồ sơ kiểm định PCCC, biên bản diễn tập, giấy chứng nhận kiểm tra an toàn, … đảm bảo hồ sơ pháp lý đầy đủ.
Mục đích công việc
Đảm bảo tuân thủ các quy định về an toàn và PCCC, duy trì điều kiện phòng cháy chữa cháy đạt chuẩn thông qua việc lập kế hoạch, giám sát thiết bị và tổ chức diễn tập, nhằm bảo vệ an toàn tính mạng và tài sản cho cư dân và tòa nhà.
5. Theo dõi lịch sử thiết bị, hệ thống kỹ thuật
• Xây dựng và duy trì hồ sơ lịch sử toàn diện cho tất cả các thiết bị kỹ thuật chính (M&E): điện, máy bơm, thang máy, PCCC, hệ thống thông gió, điều hòa, máy phát điện, ...; Theo dõi và ghi nhận:
• Lịch bảo trì định kỳ;
• Lịch bảo dưỡng/sửa chữa đột xuất;
• Các sự cố, lỗi kỹ thuật đã xảy ra, biện pháp khắc phục, thời gian xử lý;
• Đơn vị thực hiện bảo trì/sửa chữa, chi phí, vật tư sử dụng.
• Theo dõi vòng đời thiết bị: ngày lắp đặt/thay thế, thời gian sử dụng, bảo hành, khấu hao, tuổi thọ thực tế;
• Phân tích dữ liệu lịch sử thiết bị để dự báo rủi ro sự cố, đề xuất việc thay thế hoặc nâng cấp thiết bị khi cần thiết;
• Báo cáo định kỳ (theo tuần, tháng, quý) về tình trạng bảo trì, chi phí sửa chữa – bảo trì, xu hướng hỏng hóc thiết bị cho Ban Quản lý/Ban Quản trị;
• Lưu trữ, bảo mật hồ sơ kỹ thuật thiết bị theo quy định; đảm bảo khi chuyển ca hoặc thay nhân sự thì dữ liệu được tiếp nối đầy đủ;
• Tối ưu quy trình bảo trì & sửa chữa dựa trên dữ liệu lịch sử: sử dụng thông tin quá khứ để điều chỉnh tần suất bảo trì, thay vật tư, phân bổ nguồn lực nhân sự & chi phí.
Mục đích công việc:
• Dựa trên những thông tin được lưu trữ để biết về lịch sự hệ thống kỹ thuật và cơ sở hạ tầng để có kế hoạch và phương án quản lý, duy tu, sửa chữa, thay thế, tiết kiệm và hợp lý;
• Minh bạch: Khi mọi lần bảo trì/sửa chữa được ghi nhận chi tiết, Ban quản lý có thể đánh giá chi phí chi tiết và hiệu quả nhà thầu.
• An toàn & độ tin cậy: Biết lịch sử sự cố giúp kỹ sư trưởng nắm rõ “điểm yếu” của hệ thống, dễ lên kế hoạch phòng ngừa tốt hơn.
• Tối ưu chi phí: Dữ liệu lịch sử cho phép phân tích khi nào nên thay mới thiết bị, giảm sửa chữa nhiều lần tốn kém, hoặc điều chỉnh chu kỳ bảo trì.
• Khấu hao tài sản: Theo dõi vòng đời thiết bị giúp dự báo chi phí thay mới và ngân sách đầu tư kỹ thuật tương lai.
• Liên tục & ổn định vận hành: Khi có hồ sơ chi tiết, việc chuyển giao giữa ca hoặc nhân sự kỹ thuật trở
6. Quản lý Ngân sách & Vật Tư
• Lập dự toán ngân sách kỹ thuật hàng năm: bảo trì, sửa chữa, chi phí kiểm định, phụ tùng, …;
• Đề xuất mua các loại vật tư, dụng cụ, thiết bị trình trưởng ban quản lý/Chủ đầu tư/BQT phê duyệt và quản lý các loại vật tư được bàn giao;
• Tổ chức thực hiện xây dựng danh mục vật tư, thiết bị, dụng cụ của tổ bảo trì; Cập nhật thông tin về tình trạng của thiết bị, vật dụng của tổ bảo trì trong quá trình khai thác sử dụng.
• Quản lý kho vật tư kỹ thuật: chịu trách nhiệm quản lý kho phụ tùng, công cụ, linh kiện, kiểm kê định kỳ;
• Kiểm soát chi phí sửa chữa và bảo trì, đảm bảo tối ưu hóa ngân sách mà vẫn giữ chất lượng vận hành.
Mục đích công việc:
• Đảm bảo vật tư, dụng cụ, thiết bị được trang bị đầy đủ phục vụ nhu cầu công việc;
• Đảm bảo vật tư, dụng cụ, thiết bị được bảo quản đúng quy định và được khai thác sử dụng một cách an toàn và hiệu quả.
7. Báo cáo & Quy trình vận hành
• Xây dựng định dạng báo cáo kỹ thuật tuần, tháng, quý cho Ban Quản lý/Ban Quản trị: nội dung gồm tình trạng thiết bị, chi phí, sự cố, đề xuất.
• Đề xuất các giải pháp kỹ thuật để nâng cấp hoặc cải tiến hệ thống theo nhu cầu, xu hướng công nghệ hoặc chi phí.
• Báo cáo kịp thời các sự cố lớn trong công việc cho Trưởng BQL hoặc quản lý Kỹ thuật cấp phòng có phương án giải quyết, đồng thời nhanh chóng tiến hành cô lập hoặc khắc phục sự cố;
• Báo cáo ngay kết quả sau khi thực hiện các công việc phát sinh không thường nhật lên Trưởng ban;
• Báo cáo công việc hàng ngày, hàng tuần, tháng cho Trưởng Ban Quản Lý và quản lý kỹ thuật cấp phòng theo quy định;
• Thực hiện các báo cáo chuyên môn theo yêu cầu.
Mục đích công việc
Đảm bảo thông tin vận hành kỹ thuật được ghi nhận, báo cáo đầy đủ và kịp thời, phục vụ cho công tác giám sát, đánh giá hoạt động và đề xuất giải pháp cải tiến hệ thống, hỗ trợ quyết định quản lý hiệu quả.
8. Làm việc với Ban Quản trị & Cư dân
• Tham gia họp BQT để báo cáo tình trạng kỹ thuật, chi phí bảo trì, đề xuất nâng cấp hoặc lựa chọn nhà thầu;
• Tư vấn kỹ thuật cho Ban Quản trị về các phương án thay thế thiết bị, chi phí, lợi ích;
• Lắng nghe phản hồi từ cư dân về các nhu cầu kỹ thuật: sửa chữa, bảo trì, nâng cấp và xử lý theo quy trình.
Mục đích công việc
Tăng cường phối hợp giữa Ban Quản lý với Ban Quản trị và cư dân trong các vấn đề kỹ thuật, đảm bảo minh bạch, lắng nghe và giải quyết kịp thời nhu cầu, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và sự hài lòng cư dân.
9. Công việc khác
• Đề xuất và đưa ra các giải pháp nhằm tiết kiệm điện, nước, vật tư cho tòa nhà;
• Thực hiện các công tác hành chính của bộ phận: lưu trữ hồ sơ, đề xuất vật tư, công cụ dụng cụ,…
• Ghi nhận chỉ số nước của KCH và khách hàng, chỉ số điện các lô thương mại, ... theo định kỳ;
• Có mặt thường xuyên trong giờ hành chánh và khi có sự cố;
• Duy trì liên lạc 24/24 giờ để hỗ trợ trong các trường hợp khẩn cấp.
• Phối hợp với các Bộ phận khác trong chung cư/KCH để xử lý các vấn đề liên quan đến công việc chung (trang trí, tổ chức sự kiện, ...);
• Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của quản lý khối DVQLBĐS, Trưởng BQL hoặc của TBP kỹ thuật.
Mục đích công việc:
Hỗ trợ hiệu quả hoạt động của Ban Quản lý thông qua việc thực hiện các nhiệm vụ bổ sung về tiết kiệm năng lượng, hành chính kỹ thuật, phối hợp liên phòng ban và sẵn sàng xử lý kịp thời các yêu cầu đột xuất nhằm đảm bảo vận hành tòa nhà thông suốt.
4. YÊU CẦU
Học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành Điện, Cơ điện, Điện tử, Tự động hóa, Kỹ thuật công trình, … hoặc tương đương.
Kiến thức chuyên môn: Nắm rõ cách vận hành, bảo trì các hệ thống kỹ thuật của tòa nhà/khu căn hộ
Am hiểu hệ thống M&E (điện, nước, thông gió và điều hòa không khí), PCCC, thang máy, máy phát điện, …
Có kinh nghiệm bảo trì phòng ngừa và quản lý lịch sử thiết bị.
Hiểu biết về tiêu chuẩn an toàn, quy trình PCCC, an toàn lao động.
Kinh nghiệm:
Tối thiểu 3-5 năm kinh nghiệm tại vị trí kỹ sư vận hành / quản lý kỹ thuật tòa nhà hoặc chung cư cao tầng.
Có khả năng xác định được nguyên nhân sự cố lớn của hệ thống kỹ thuật để tư vấn cho Công ty/Chủ đầu tư/ BQT tìm nhà thầu sửa chữa.
Kỹ năng mềm
• Làm việc nhóm
• Quản lý thời gian
• Khả năng thích ứng
• Giải quyết vấn đề
• Chú ý đến chi tiết
• Quản lý bản thân
• Hướng đến khách hàng
Kỹ năng quản lý:
• Lãnh đạo, phân công công việc, quản lý ca trực, đào tạo nhân viên; Giải quyết xung đột;
• Quản lý nhà thầu kỹ thuật, đánh giá chất lượng dịch vụ;
• Lập ngân sách kỹ thuật, quản lý vật tư.
Kỹ năng giao tiếp
• Lãnh đạo, phân công công việc, quản lý ca trực, đào tạo nhân viên; Giải quyết xung đột;
• Quản lý nhà thầu kỹ thuật, đánh giá chất lượng dịch vụ;
• Lập ngân sách kỹ thuật, quản lý vật tư.
• Có khả năng làm việc và báo cáo với Ban Quản lý, Ban Quản trị, cư dân, nhà thầu.
Tin học
• Thành thạo MS Office (Word, Excel), AutoCAD, KetchUp. • Kỹ năng phân tích, báo cáo, ra quyết định;
• Khả năng làm việc áp lực cao;
• Quản trị rủi ro;
• Tạo động lực cho nhân viên;
• Phát triển nhân viên.